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Choisir une base de données de donateurs, c'est un peu comme chercher le bon partenaire romantique avec des outils de rencontres en ligne.

Vous travaillez probablement à partir d'une longue liste de caractéristiques et parcourez les correspondances potentielles à partir de brèves descriptions et de quelques images. Si vous trouvez quelque chose (ou quelqu'un) qui coche plusieurs de vos cases, vous pouvez planifier une démo – un peu comme un premier rendez-vous. Si la date se passe bien et que les conditions sont réunies, cela pourrait conduire à des cloches de mariage et à une union heureuse entre votre organisation à but non lucratif durable et un puissant CRM.

Bien que le choix d'une solution de gestion des donateurs ne soit pas nécessairement un niveau d'engagement «jusqu'à la mort, vous vous séparez», mais c'est toujours la première étape d'une relation longue et fructueuse.

Chez SalsaLabs, nous assumons le rôle d'entremetteur en aidant les organisations à but non lucratif à tirer parti d'une technologie puissante pour atteindre leurs objectifs. Pour vous aider à trouver une base de données de donateurs qui peut être «l'autre moitié» de votre équipe, nous avons compilé la liste de conseils suivante:

  • Créez une équipe de projet, un plan et un calendrier.
  • Évaluez les fonctionnalités de base.
  • Pensez à la compatibilité avec le reste de votre pile technologique.
  • Déterminez les fonctionnalités supplémentaires essentielles pour votre organisation.

La bonne base de données de donateurs soutiendra de nombreux aspects de votre organisation, de la collecte de fonds à la gestion des bénévoles. Alors avant de faire le nœud, assurez-vous que c'est censé l'être!

Créez une équipe de projet, un plan et un calendrier.

Le choix d'une solution logicielle n'est pas une mince affaire. Cela est vrai pour tout type de logiciel, mais compte tenu de l’immense impact que votre base de données de supporters a sur votre organisation et votre mission, il est particulièrement important de suivre une procédure organisée.

Avant de plonger dans le processus de prise de décision, vous aurez probablement une idée générale des fonctionnalités recherchées par votre organisation à but non lucratif. Après tout, il y a une raison pour laquelle vous êtes à la recherche d'une base de données de donateurs!

L'établissement d'un plan à l'avance vous donnera des directives plus claires pour évaluer les bases de données disponibles et, en fin de compte, restreindre vos options à quelques principaux candidats.

Formez une équipe. Assurez-vous d'avoir toutes les bonnes personnes à bord pour prendre la décision. En fonction de la taille de votre organisation, vous souhaiterez inviter de 2 à 10 personnes pour peser sur la décision. Vous souhaiterez inclure les personnes directement touchées par le nouveau système, les plus gros consommateurs d’informations provenant du système et toute autre personne qui aura une contribution précieuse. L'équipe qui examine le logiciel aidera également à déterminer qui utilisera le logiciel, ce qui, selon le système que vous choisissez, peut prendre en compte la décision budgétaire.

Établissez un budget. Les bases de données des donateurs sont construites en pensant à un éventail d’organisations. Tenez compte des données telles que votre nombre de donateurs, la capacité de collecte de fonds annuelle et les principaux revenus provenant des dons pour trouver un prix qui vous convient. Assurez-vous d'établir cette mesure financière dès le début afin de ne pas perdre de temps à envisager des outils hors de portée. Cependant, si vous êtes une petite organisation à but non lucratif, vous devez choisir une base de données de donateurs qui peut évoluer à mesure que votre organisation se développe. Enfin, il est important de rechercher tout coût supplémentaire de personnalisation ou de mise en œuvre lors de l'évaluation du prix de chaque option.

Créez un document d'exigences. Vous voudrez développer une liste des principales fonctions et fonctionnalités dont la base de données des donateurs a besoin. Lorsque vous créez ce document, essayez de vous limiter à l'essentiel et évitez les éléments hyper-spécifiques. En général, il est recommandé de se concentrer sur ce que vous devez accomplir plutôt que sur la manière exacte. Le reste de cet article décrit certaines caractéristiques que vous voudrez peut-être prendre en compte.

Au cours de ce processus, insistez pour définir votre plan de projet par écrit. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie et de trouver une base de données de donateurs qui répond à vos besoins et à vos attentes.

Évaluez les fonctionnalités de base.

Lorsque vous examinez les attentes concernant votre base de données de donateurs potentiels, vous devez rechercher certaines fonctionnalités essentielles.

Vous souhaiterez garder les fonctionnalités principales suivantes à l'esprit tout au long du processus, même si votre objectif principal est plus spécifique:

Profils des donateurs et coordonnées. En plus des champs standard tels que le nom, l'adresse et l'emplacement géographique, recherchez un système qui autorise les champs personnalisés. Cela vous permettra d'enregistrer des détails spécifiques à l'audience de votre organisation; Par exemple, si vous recherchez une base de données de donneurs pour un refuge pour animaux, vous pouvez indiquer si chaque partisan est un chien ou un chat, ainsi que les noms de leurs animaux de compagnie actuels.

Analyses et rapports. Le but de votre logiciel de gestion des donateurs est de pouvoir stocker et utiliser efficacement les données. Alors que pratiquement tous les CRM offriront des fonctionnalités de reporting et de visualisation, leur complexité et leur flexibilité peuvent varier. C'est un endroit où votre équipe de projet aura une contribution inestimable puisque les personnes qui ont besoin d'accéder à ces rapports doivent être représentées.

Ces deux fonctions seront standard dans la plupart des bases de données de donateurs disponibles sur le marché, mais avec un large éventail de variations. La taille de votre organisation et le niveau de détail requis de vos profils de donateurs vous aideront à déterminer comment vous avez besoin de ces fonctionnalités pour fonctionner. Pensez à ce que votre organisation doit accomplir pour décider de l'étendue des fonctionnalités dont vous avez besoin pour une solution.

Pensez à la compatibilité avec le reste de votre pile technologique.

Votre base de données de donateurs doit s'intégrer aux autres outils sur lesquels s'appuie votre organisation à but non lucratif. S'il est incompatible avec les autres éléments de votre écosystème technologique à but non lucratif existant, il se peut qu'il ne convienne pas à votre organisation.

Votre base de données de donateurs doit suivre chaque métrique d'engagement que vous avez avec les supporters. En tant que tel, vous voudrez prendre en compte les systèmes qui suivent différents types d'opportunités d'engagement. Par exemple, si un supporter s'inscrit pour assister à un événement et fait un don à votre événement le plus récent, vous voudrez vous assurer que toutes ces mesures sont enregistrées et analysées par votre organisation à but non lucratif. Alors que certaines bases de données peuvent avoir une ou plusieurs de ces fonctions intégrées, d'autres nécessiteront des solutions distinctes.

Déterminez si votre organisation utilise les outils suivants et s'ils sont compatibles avec la base de données des donateurs de votre choix:

Logiciel de collecte de fonds. Étant donné que l’un des principaux objectifs de votre base de données de donateurs est d’informer votre stratégie de collecte de fonds, vous souhaiterez une solution logicielle qui s’intègre parfaitement à votre logiciel de collecte de fonds. Comme l'explique cet article, certains systèmes de collecte de fonds se marient bien avec les CRM, et d'autres non, vous devrez donc également prendre en compte les capacités de votre logiciel de collecte de fonds.

Logiciel de gestion des bénévoles. Si un partisan fait régulièrement du bénévolat auprès de votre organisation à but non lucratif, vous souhaitez enregistrer ces informations avec vos autres données de donateurs. Pour éviter la saisie manuelle, recherchez une base de données de donneurs qui se synchronise avec votre VMS existant.

Logiciel de cadeau assorti. Les dons de contrepartie d'entreprise peuvent être une énorme source de revenus pour votre organisation si vous savez comment tirer parti des programmes. Selon Double the Donation, environ 4 à 7 milliards de dollars de dons de contrepartie ne sont pas réclamés chaque année. Si vous connectez votre base de données de donateurs à un logiciel de dons correspondants, vous serez mieux en mesure d'identifier les supporters éligibles à des contributions correspondantes.

Outils d'inscription aux événements. Que vous organisiez des événements en personne, en ligne ou hybrides, vous souhaiterez des enregistrements précis de chaque participant. Il est utile d’avoir des solutions CRM et événementielles bien intégrées. Ensuite, vous pourrez segmenter et cibler les supporters plus spécifiquement en fonction de leur participation ou non à un événement passé.

Technologie des communications. Assurez-vous que votre CRM peut s'intégrer à la technologie que vous utilisez pour vous connecter avec les supporters. Cela comprend des méthodes plus traditionnelles telles que le marketing par courrier électronique ainsi que des pratiques plus récentes telles que les SMS et la diffusion sur les réseaux sociaux. Si votre plate-forme de communication et votre CRM sont bien intégrés, vous serez en mesure d'automatiser la sensibilisation en fonction d'autres interactions de la base de données, augmentant ainsi l'engagement des supporters.

Lorsque toutes les données de vos supporters peuvent circuler librement dans votre pile technologique, vous serez en mesure de construire des relations bien équilibrées avec chaque donateur. Faites l'inventaire de vos systèmes logiciels existants et trouvez une base de données de donateurs qui se marie bien avec chacun, puis ajoutez ces informations à votre document d'exigences.

Déterminez les fonctionnalités supplémentaires essentielles pour votre organisation.

Une fois que vous avez dépassé les fonctionnalités de base et les intégrations logicielles, vous souhaiterez commencer par une liste de fonctionnalités essentielles aux opérations de votre organisation à but non lucratif. Cette liste sera la partie la plus importante de votre recherche, mais elle demandera également le plus de réflexion pour se développer.

Réfléchissez aux processus en place qui pèsent sur le temps de votre équipe, puis recherchez une base de données de donateurs qui vous permet de les automatiser ou même de sauter complètement les étapes.

Voici quelques exemples d'outils du CRM à but non lucratif de Salsa pour vous donner quelques idées de fonctionnalités supplémentaires susceptibles de faire gagner du temps à votre équipe:

Outils de communication. Les campagnes de financement et autres efforts de sensibilisation sont plus efficaces lorsqu'ils peuvent être réalisés directement à partir de votre base de données de donateurs. Automatisation et planification. Les outils de marketing automatisés vous permettent de contacter le bon supporteur, avec le bon message, au bon moment.
Suivi complet des dons. Vous souhaiterez probablement une base de données de donateurs capable de gérer les dons en ligne et hors ligne, en évitant la saisie manuelle.
Stratégies d'engagement plus intelligentes. En fonction des données d'interaction dont vous disposez, votre CRM peut recommander des méthodes d'engagement optimisées. Ceux-ci peuvent même être automatiquement mis en file d'attente avec des outils d'automatisation.

Bien entendu, les besoins de votre organisation sont uniques. Votre équipe de projet doit donc réfléchir et collaborer pour déterminer vos fonctionnalités indispensables et les ajouter à votre document sur les exigences.

Avec autant d'options disponibles, choisir une base de données de donateurs pour répondre à vos besoins peut sembler un processus ardu et accablant. Une solution CRM vous aidera à vous organiser et à mieux impliquer vos supporters. Il est donc judicieux d’investir du temps et de l’énergie dès le départ afin de pouvoir en profiter pour les années à venir. Avec ces stratégies à l'esprit, vous et votre logiciel de gestion des donateurs serez en mesure de vivre heureux pour toujours. Bonne chance!


A propos de l'auteur: Gerard Tonti

Gerard Tonti est le développeur créatif principal de Salsa Labs, la première société de logiciels de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif axées sur la croissance.

La concentration marketing de Gerard sur la création de contenu, l’optimisation de la conversion et la technologie de marketing moderne l’aide à encadrer les équipes de développement à but non lucratif sur les meilleures pratiques en matière de collecte de fonds numérique.

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