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Pour les organisations à but non lucratif, il peut être facile de se concentrer sur les mécanismes de gestion d'une organisation et de négliger involontairement le rôle que joue la communication dans votre réussite. Avec d'innombrables plates-formes de sensibilisation disponibles, les organisations à but non lucratif sont bien placées pour maximiser la productivité et atteindre leurs objectifs, mais seulement si elles utilisent ces canaux de manière stratégique.

De solides compétences en communication sont un élément essentiel pour les membres du conseil d'administration à but non lucratif. En gardant une ligne de communication ouverte, vos membres cultiveront un esprit de collaboration, amélioreront leurs capacités de prise de décision et resteront fidèles à la mission de l’organisation tout en protégeant sa réputation. S'il y a un manque de communication efficace dans la salle de conférence, cela peut entraîner de graves problèmes qui vont plus loin que des réunions inefficaces.

Avec tout ce qui repose sur des opérations efficaces du conseil d'administration, la communication n'est pas un domaine que les organisations à but non lucratif peuvent se permettre de négliger. Afin que votre conseil d'administration puisse continuer à vous guider vers l'accomplissement de votre mission, nous avons compilé quatre conseils faciles à mettre en œuvre pour améliorer la communication avec les membres du conseil:

  1. Choisissez les bons outils de communication du conseil.
  2. Concentrez-vous sur le développement de relations de confiance.
  3. Définissez clairement les rôles et les responsabilités.
  4. Documentez les réunions de manière proactive.

Prêt à favoriser un esprit de collaboration entre les membres du conseil? Plongeons-nous!

1. Choisissez les bons outils de communication du conseil.

Les conseils d'administration à but non lucratif trouvent souvent important d'avoir une plate-forme viable qui permet une communication transparente entre ses membres. Le logiciel que vous utilisez pour communiquer avec votre conseil d'administration sert de fondement à votre stratégie. En tant que tel, vous devriez passer du temps à choisir les bons outils pour rationaliser les opérations, ce qui se révélera inestimable à mesure que votre conseil se développera et poursuivra sa stratégie.

Dans l'ensemble, un portail efficace du conseil d'administration à but non lucratif centralisera la communication, afin que les membres du conseil puissent communiquer pendant et entre les réunions. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur le leadership et votre conseil d'administration peut se concentrer sur la gouvernance.

Si vous n'avez jamais investi dans un logiciel de carte ou si vous souhaitez réorganiser votre boîte à outils, vous aurez peut-être besoin d'aide pour lancer votre recherche. Découvrons quelques-unes des principales fonctionnalités qui aideront votre équipe à rationaliser les communications:

  • Outils de création d'agenda – Rendez vos réunions plus ciblées en créant un agenda solide. Votre logiciel de conseil doit vous permettre de créer et de partager rapidement les ordres du jour des réunions afin que chacun puisse être parfaitement préparé avec des idées perspicaces. De plus, certaines plates-formes vous permettront de prendre des minutes directement sur votre agenda, afin que vous puissiez vous assurer que chaque sujet est complètement couvert.
  • Outils de planification de réunions – Déterminer un moment agréable peut être l'une des parties les plus frustrantes de la préparation des réunions. Avec un portail de conseil d'administration qui offre des capacités de planification, vous pouvez facilement localiser le meilleur moment de réunion possible pour chacun de vos membres et gagner du temps qui peut être mieux utilisé pour discuter des initiatives importantes.
  • Capacités vidéo – À l'heure actuelle, les organisations sont obligées de se conformer aux recommandations de distanciation sociale afin de protéger les membres de leur conseil d'administration. Cela signifie passer à des réunions virtuelles pour le moment, ce qui supprime un élément en face à face très nécessaire. Assurez-vous que votre logiciel de réunion de conseil propose des outils de visioconférence afin que les membres du conseil puissent évaluer avec précision les opinions des autres tout au long des réunions. Découvrez des tactiques et des outils plus efficaces pour les réunions virtuelles avec ce guide utile.

La hiérarchisation des fonctionnalités ci-dessus dans votre recherche constituera un excellent point de départ. Que ce soit lors de réunions ou entre elles, votre conseil doit ont un moyen flexible et fiable de communiquer. Sinon, les décisions urgentes seront retardées et votre organisation à but non lucratif connaîtra sûrement des revers.

2. Concentrez-vous sur le développement de relations de confiance.

La communication de votre conseil d’administration repose largement sur des relations solides et une base de confiance. Cependant, cela ne se produit pas du jour au lendemain. Au contraire, la confiance se développe au fil du temps grâce à des expériences mutuelles et des conversations ouvertes. En développant intentionnellement des relations, les membres de votre conseil se sentiront appréciés et voudront probablement continuer à faire du bénévolat afin de faire avancer votre cause dans le futur.

Pour maximiser l'efficacité de votre plan de communication, essayez les conseils suivants pour développer des relations de confiance:

  • Communiquez souvent, pas seulement lors des réunions du conseil. Avoir des conversations intentionnelles autour des initiatives peut vous mettre sur la voie du succès. Asseyez-vous avec les membres individuels du conseil pour évaluer leurs opinions sur les améliorations organisationnelles ainsi que les défis potentiels qu'ils pourraient voir surgir. Vous pouvez même envisager d'organiser des réunions en dehors de la salle de conférence (comme une retraite annuelle) pour vous engager dans des exercices de consolidation d'équipe dans un environnement plus détendu. Ces étapes communiqueront de manière proactive que vous appréciez le travail acharné de vos membres bénévoles du conseil.
  • Assurer aux administrateurs que la communication est confidentielle. Une grande partie du travail du conseil d'administration à but non lucratif est confidentielle. Pour protéger les informations sensibles, assurez-vous que votre portail de forum active les fonctions de sécurité et permet aux membres de communiquer sans souci. Cela ajoutera un niveau de confiance entre les membres et ouvrira la voie à une discussion proactive entre les réunions.
  • Créez une culture de collaboration. Une culture de conseil d'administration positive implique un certain niveau d'inclusivité et d'ouverture à toutes les perspectives. Il doit refléter un environnement collégial où la pleine participation et les opinions dissidentes sont encouragées et acceptées au pied de la lettre, plutôt que d'être immédiatement abattues. Un environnement ouvert fera des merveilles pour susciter la motivation de votre conseil. N'oubliez pas que les administrateurs sont censés appuyer les décisions même s'ils ne sont pas d'accord avec eux à huis clos, alors faites de votre mieux pour inviter tout le monde à exprimer son opinion.

La nature de vos relations est un bon indicateur de la bonne communication de votre conseil. En établissant intentionnellement des relations de confiance, vous créerez une équipe collaborative disposée à travailler ensemble pour faire avancer votre cause.

3. Définissez clairement les rôles et les responsabilités.

Une erreur fatale que font certains organismes sans but lucratif est de passer sous silence les tâches et les attentes des nouveaux membres bénévoles du conseil d'administration et des dirigeants. Par exemple, on s'attend souvent à ce que les administrateurs fassent des dons personnels et utilisent leurs réseaux personnels et professionnels pour faire avancer la mission de l'organisation. Il est préférable de communiquer vos attentes à l'avance afin de ne pas créer de confusion plus tard. Sinon, vous risquez de compromettre l'expérience des membres et d'organiser des réunions inefficaces.

Au-delà de la définition des responsabilités quotidiennes, il est important de définir également qui est responsable des activités ponctuelles. Explorons deux types de tâches que vous pouvez rencontrer:

  1. Tâches en réunion. Avant les réunions, il est important de préciser qui est responsable des tâches pendant la réunion. Par exemple, un président du conseil devrait être responsable de la gestion de la réunion et de la transition entre les sujets à l'ordre du jour de la réunion du conseil, tandis que le secrétaire exécutif devrait prendre des minutes.
  2. Tâches de suivi. Les réunions productives produisent souvent d'innombrables tâches de suivi, chacune étant importante pour le succès continu de votre organisation. Dès qu'un nouveau projet surgit, assurez-vous de déléguer qui sera responsable de le mener à bien. Rationalisez le processus en attribuant ces tâches et en fixant des délais dans votre logiciel de conseil d'administration à but non lucratif.

Lorsque vous avez un conseil de bénévoles particulièrement productif, de nouvelles tâches apparaîtront assez souvent. Prenez de l’avance en vous assurant que tous les membres du conseil comprennent d’emblée ce que l’on attend d’eux. Comme l'une des premières étapes que toute organisation à but non lucratif devrait prendre dans la gestion des bénévoles, cela peut éviter des défis majeurs et des malentendus sur qui est responsable de l'exécution de quelles tâches.

Continuez à explorer les composantes d'une coordination efficace avec ce guide de gestion des bénévoles de Mobilize, qui détaille des stratégies simples pour impliquer ces personnes.

4. Documenter de manière proactive les réunions.

Au cours de chacune de vos réunions du conseil d'administration, un grand nombre de décisions seront probablement prises, qu'elles concernent de nouvelles activités de collecte de fonds, des projets à venir ou d'autres opportunités de participation. À mesure que des modifications sont apportées, assurez-vous qu’elles sont correctement documentées dans les procès-verbaux et diffusées en temps opportun. Sinon, cela peut entraîner une confusion lors de l'exécution de ces mises à jour.

De plus, une documentation appropriée facilite la communication des décisions à ceux qui n'ont pas pu y assister. Le but de vos minutes devrait être de les rendre suffisamment clairs pour que quelqu'un puisse les comprendre plusieurs années plus tard. Pour ce faire, voici quelques moyens de vous assurer que toutes les informations pertinentes sont documentées tout au long de chacune de vos réunions du conseil:

  • Gardez une liste de tous les participants. Notez les personnes présentes, y compris les membres du conseil d'administration et tous les participants sans droit de vote avec leurs noms, titres et raisons de leur participation.
  • Gardez un registre des mouvements. Cela comprend les noms de ceux qui ont présenté la motion et qui l'a appuyée ainsi que le nombre de votes en faveur de la motion, le nombre de votes contre la motion et le nombre d'abstentions.
  • Documentez la justification des décisions clés. Cela aidera à communiquer les raisons pour lesquelles certaines décisions ont été prises à des entités tierces. Par exemple, en cas de complications juridiques, des justifications appuieront vos actions.
  • Utilisez votre agenda comme un plan. Cela fournira à votre rapporteur une structure prédéfinie, afin qu'il puisse se concentrer sur la capture précise des détails pendant les réunions. De cette façon, ils n'oublieront aucune discussion clé.

En documentant les changements pertinents au fur et à mesure qu'ils surviennent, chaque membre du conseil d'administration restera à jour et sera bien préparé pour la prise de décision future, qu'il ait pu ou non assister à une réunion. Apprenez-en davantage sur la pratique de la rédaction de procès-verbaux avec le guide complet de Boardable sur les procès-verbaux des réunions du conseil Savoir ce qu'il faut inclure et ce qu'il faut exclure dans vos minutes se révélera inestimable alors que votre conseil d'administration poursuit son travail.


Une communication claire et opportune du conseil d'administration est un facteur clé de l'efficacité du conseil. N'oubliez pas que tout commence par des outils de communication efficaces et vous oblige à élaborer un plan infaillible. En dotant les membres de votre conseil d'administration des outils et des conseils dont ils ont besoin pour réussir, ils peuvent se recentrer sur l'essentiel: faire avancer votre travail et vous aider à réaliser votre mission.

Au fil du temps, vous vous rendrez compte qu’une bonne communication alimentera la passion des membres pour la cause de votre organisation à but non lucratif. En utilisant intentionnellement des stratégies et des méthodes de communication percutantes, votre conseil d'administration transformera ses efforts en un rien de temps.


À propos de Jeb Banner:

Jeb est le fondateur et PDG de Boardable, un fournisseur de logiciels de gestion de conseil d'administration à but non lucratif. Il est également le fondateur de deux organismes sans but lucratif, The Speak Easy et Musical Family Tree, ainsi que membre du conseil d'administration de United Way of Central Indiana et de ProAct. Jeb est basé à Indianapolis, Indiana.

En tant que PDG et fondateur de Boardable, Jeb est passionné par les organisations à but non lucratif communautaires, l'entrepreneuriat et plus encore. Il a également fondé SmallBox, une agence créative pour les organisations axées sur la mission, et est co-fondateur de The Speak Easy et fondateur de Musical Family Tree, tous deux à but non lucratif 501 (c) (3).

À propos de Boardable: Boardable est un portail de gestion de conseil en ligne qui centralise la communication, le stockage de documents, la planification de réunions et tout ce qui est nécessaire à la gestion d'un conseil d'administration.

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