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Transition vers une nouvelle solution de gestion des bénévoles: 5 conseils utiles

Investir dans la bonne solution de gestion des bénévoles peut faire gagner du temps, de l'argent et de la frustration à votre organisation.

L'identification et le déploiement d'une solution de gestion des bénévoles qui améliore le programme de bénévolat de votre organisation est une étape importante que vous pouvez prendre pour éliminer les obstacles, accroître l'engagement des bénévoles et créer des opportunités. Avec autant de solutions disponibles, votre organisation peut constater que votre fournisseur de gestion de bénévoles actuel ne répond plus aux besoins uniques de votre programme et / ou il existe une option qui offre plus de fonctionnalités qui s'aligne sur vos objectifs.

La solution de gestion des bénévoles que votre organisation utilise pour engager, recruter et gérer des bénévoles doit apporter de la valeur, rationaliser les processus et offrir un soutien. L'établissement d'une relation avec le bon prestataire de gestion des bénévoles peut faire gagner des centaines d'heures par an à votre organisation et soutenir la stratégie de votre organisation.

Si votre solution actuelle de gestion des bénévoles ne correspond pas à vos objectifs ou ne fournit pas les fonctionnalités nécessaires, il est temps d'envisager transition vers un autre fournisseur de logiciels de gestion des bénévoles.

La transition d'une solution de gestion des bénévoles à une autre nécessite une planification et une exécution minutieuse. Si vous envisagez de passer d'un fournisseur de gestion de bénévoles à un autre, voici 5 conseils pour aider votre organisation à effectuer une transition en douceur.

Identifiez la meilleure solution de gestion des bénévoles pour votre programme

Tenir compte des objectifs, des processus et des résultats souhaités de votre programme de bénévolat est la meilleure approche pour identifier un logiciel de gestion des bénévoles qui répondra aux besoins uniques de votre programme. La solution que vous choisissez doit compléter les objectifs du programme et fournir des fonctionnalités qui éliminent les obstacles et rationalisent les processus.

Certaines solutions de gestion des bénévoles, comme VolunteerHub, offrent des capacités de communication, de collecte de fonds et d'intégration de CRM que votre organisation n'a peut-être pas envisagées initialement dans une solution logicielle.

Lors de la vérification des logiciels de gestion des bénévoles, recherchez des solutions qui offrent toutes les fonctionnalités de la liste de souhaits de votre organisation et des capacités supplémentaires qui peuvent être utilisées pour optimiser davantage votre programme.

Si vous en êtes à cette étape et que vous recherchez une solution de gestion des bénévoles de premier ordre pour améliorer le programme de bénévolat de votre organisation, pensez à VolunteerHub. VolunteerHub a aidé des milliers d'organisations à rationaliser la gestion des bénévoles. Jetez un œil au fonctionnement de VolunteerHub.

Voici quelques citations d'utilisateurs de VolunteerHub qui sont passés d'autres solutions:

«VolunteerHub propose plus de fonctionnalités stratégiques que les autres solutions en matière de suivi et de gestion des bénévoles», m'a dit Hayley Harvey, coordonnatrice des bénévoles, Humane Society of Sarasota County

«Les fonctionnalités de notre solution précédente, pour la gestion des bénévoles, ne sont même pas comparables aux fonctionnalités fournies par VolunteerHub et à sa capacité à interagir avec les bénévoles,» m'a dit JodyAnn Mcintosh, gestionnaire de l'engagement communautaire et des services bénévoles, Alliance de nutrition de quartier de la région métropolitaine

«L'intégration de VolunteerHub avec Raiser’s Edge a été l'un des principaux facteurs de décision lorsque notre organisation envisageait des solutions de gestion des bénévoles et le logiciel à utiliser», m'a dit Melanie McKean, directrice du développement, Preble Street

«Avant d'investir dans VolunteerHub, nous avons utilisé une autre solution de gestion des bénévoles, mais le logiciel ne répondait pas aux besoins de notre programme unique. Les fonctionnalités fournies par VolunteerHub changent la donne », m'a dit Jonathan James, directeur du programme des bénévoles, Atlanta Community Food Bank

Support logiciel Value

Le soutien est un élément précieux de la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des bénévoles. Votre organisation doit rechercher un fournisseur qui se tient derrière son produit et apprécie les commentaires des clients. Deuxièmement, votre organisation doit investir dans une solution qui fournit des mises à jour logicielles en temps opportun. Votre programme de bénévolat n'est pas statique et la solution que vous choisissez ne devrait pas l'être non plus. Enfin, le prestataire de gestion des bénévoles que votre organisation recherche devrait tirer parti des commentaires des clients et les utiliser pour améliorer ses logiciels à court et à long terme.

L'une des meilleures façons de découvrir une équipe de support technique est de rechercher ce que les clients disent du logiciel. Souvent, les critiques négatives proviennent du niveau de support / formation de la mise en œuvre.

Recherchez des témoignages de clients qui parlent exclusivement de support.

Voici quelques exemples de citations de soutien positives de clients VolunteerHub:

«Les fonctionnalités de suivi, de communication et de création de rapports de VolunteerHub ont permis à notre organisation d'économiser beaucoup de temps et de ressources. Nous sommes très satisfaits de la solution et du soutien que nous recevons de l'équipe VolunteerHub », m'a dit Stephanie Mendoza, responsable des services bénévoles, Girls Inc. d'Orange County

«Dans l'ensemble, nous sommes très satisfaits de la relation que nous entretenons avec l'équipe de VolunteerHub et des fonctionnalités que le logiciel de gestion des bénévoles fournit quotidiennement à notre organisation à but non lucratif,» a déclaré John Bode, Food Center & Volunteer Manager, » La banque alimentaire Jacobs et Cushman de San Diego

Formater / importer vos données

Après avoir décidé vers quel logiciel de gestion des bénévoles votre organisation prévoit de passer, vous devrez décider quelles données formater / importer à partir de votre ancienne solution. L'intégration et le support deviennent particulièrement importants au cours de cette étape car ils peuvent faire la différence entre un lancement de logiciel réussi et un échec.

Assurez-vous de comprendre comment ce processus est géré avant de mettre en œuvre et de passer à une nouvelle solution.

L'importation et l'exportation de données sont plus faciles avec certaines solutions de gestion des bénévoles qu'avec d'autres. Par exemple, VolunteerHub propose une application d'importation / exportation qui permet aux clients d'importer des données, via un fichier CSV, sans avoir à formater. Cet outil peut permettre à votre organisation de gagner du temps et de rationaliser la tenue des dossiers.

Former votre personnel

La prochaine étape du processus, et l'une des plus importantes, est de former votre personnel à l'utilisation de votre nouvelle solution de gestion des bénévoles. Certains prestataires de gestion des bénévoles, comme VolunteerHub, dispensent une formation après la mise en œuvre.

Ces sessions de formation seront précieuses pour vous et votre équipe et permettront à votre organisation de tirer le meilleur parti du logiciel que vous choisissez. Assurez-vous de demander au prestataire de gestion des bénévoles, que vous choisissez, la formation à la mise en œuvre et les sessions en cours.

Ces sessions de formation doivent être approfondies et permettre à votre équipe de se sentir en confiance lors de l'utilisation du logiciel.

VolunteerHub offre une formation solide qui comprend:

  • Une base de connaissances évolutive d'articles qui détaille tous les aspects de la plateforme.
  • Webinaires trimestriels sur les clients avec des sujets suggérés par les utilisateurs.
  • Une bibliothèque de contenu vidéo pour expliquer des sujets plus approfondis.
  • Séances de formation individuelles adaptées aux besoins individuels.

Lancez votre nouvelle solution de gestion des bénévoles

Après avoir choisi un nouveau système de gestion des bénévoles, transféré les données de votre organisation et formé le personnel à l'utilisation du logiciel, il est temps de lancer la plateforme et de commencer à mieux engager, recruter et gérer les bénévoles.

Certaines solutions de gestion des bénévoles, comme VolunteerHub, permettront à votre organisation de personnaliser votre logiciel de gestion frontale en fonction de votre marque. Cela inclut la personnalisation des couleurs et l'ajout du logo de votre organisation pour créer une cohérence de marque.

Voici un exemple de la façon dont VolunteerHub peut s'intégrer à l'image de marque de votre organisation:

Prêt à faire évoluer un logiciel de gestion des bénévoles?

VolunteerHub peut aider votre organisation à tirer le meilleur parti de votre programme de bénévolat. Notre solution fournit l'ensemble de fonctionnalités dont votre organisation a besoin pour recruter, engager et gérer stratégiquement des bénévoles. Pour en savoir plus sur la manière dont VolunteerHub peut aider votre organisation, demandez une démonstration dès aujourd'hui

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