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Processus de planification des bénévoles: le moment est venu d'optimiser

L'utilisation des temps d'arrêt pour optimiser votre processus de planification des bénévoles préparera votre organisation à réagir et à augmenter l'impact du programme, après la pandémie COVID-19.

De nombreuses organisations, tout comme la vôtre, ont constaté une diminution des possibilités de bénévolat en raison de la pandémie du COVID-19. Si votre organisation entre dans cette catégorie, cela est probablement dû à de nouvelles restrictions qui rendent impossible le recours à de grands groupes de bénévoles. La protection de vos bénévoles est cruciale pour la santé de vos supporters et la réputation de votre organisation à but non lucratif.

La bonne nouvelle est que les temps d'arrêt ne doivent pas être un obstacle, et ce temps peut être stratégiquement alloué pour optimiser votre processus de planification des bénévoleset le programme dans son ensemble. Il est vrai que nous ne savons pas combien de temps des organisations, comme la vôtre, seront affectées par la pandémie du COVID-19, mais nous savons que nous finirons par traverser cela.

Si les leçons d'autres catastrophes nous ont appris quelque chose, la demande pour votre organisation et ses services devrait augmenter / changer après la fin de la pandémie. En fait, des recherches antérieures sur l'ouragan Katrina, effectuées par l'Université Western Michigan, ont montré que les organisations à but non lucratif impliquées dans la santé, la faim et le logement ont vu une augmentation du nombre de clients ayant besoin d'aide après l'ouragan.

De toute évidence, les pandémies et les ouragans sont un type de catastrophe différent, mais il est essentiel pour votre organisation de se préparer à une évolution de la demande. Se préparer efficacement à une augmentation des besoins signifie examiner votre stratégie actuelle et identifier les opportunités de rationaliser les processus et / ou les opérations.

Il existe plusieurs raisons stratégiques pour lesquelles votre organisation à but non lucratif peut souhaiter utiliser les temps d'arrêt pour optimiser votre processus de planification des bénévoles. En voici 3.

La planification manuelle des bénévoles n'est pas durable

Selon une récente étude de référence sur les priorités financières des organisations à but non lucratif, réalisée par Wipfli, 7,5% des organisations à but non lucratif considèrent l'abandon des processus manuels comme un défi majeur. Utiliser un manuel processus de planification des bénévoles peut fonctionner pour de petites organisations à but non lucratif, mais si votre organisation est grande ou en croissance, elle présente des obstacles importants.

Premièrement, le suivi de plusieurs feuilles de calcul et procédures de saisie de données peut rendre les données de vos bénévoles sujettes à des erreurs. Deuxièmement, la planification manuelle des bénévoles exige un engagement de temps important de la part du personnel de l'organisation, qui pourrait être mieux consacré à d'autres composantes du programme.

Troisièmement, la plupart des bénévoles d'aujourd'hui préfèrent la possibilité de s'inscrire eux-mêmes pour des occasions de bénévolat, rapidement et efficacement, sans avoir à parler directement à un coordonnateur des bénévoles. Enfin, au fur et à mesure que votre programme se développe, la capacité de planifier des bénévoles, sans processus rationalisé, devient ingérable et compliquée.

Investir dans une solution de gestion des bénévoles rationalisée maintenant éliminera les maux de tête et les tracas sur la route.

Ne nous croyez pas sur parole… voici quelques citations de clients de VolunteerHub:

« Antérieur à VolunteerHub nous avons géré notre programme de bénévolat à la main. Nous avions un système de feuilles de calcul, de mémoire et d'appels téléphoniques. Le processus était un chaos contrôlé et ne permettait pas à notre équipe d'utiliser notre temps efficacement et à son plein potentiel. m'a dit Mary Bachman, directrice des ressources bénévoles, organismes de bienfaisance catholiques de Saint-Paul et de Minneapolis

«VolunteerHub nous aide à automatiser le suivi, à planifier les bénévoles avant les événements, à améliorer notre stratégie de communication et à comprendre les données des bénévoles.» m'a dit Hayley Harvey, coordonnatrice des bénévoles, Humane Society of Sarasota County

«Avant de mettre en œuvre VolunteerHub, nous avons utilisé plusieurs feuilles de calcul pour gérer les bénévoles. Cette méthode n’était pas une utilisation efficace de notre temps », m'a dit Mary Cooper, coordonnatrice des services de bureau, St.Louis Area Foodbank

L'auto-inscription mène à un engagement plus élevé

Optimiser et rationaliser votre processus de planification des bénévoles ne facilite pas seulement les choses pour le personnel, il accroît également l’engagement des bénévoles. En mettant en œuvre une solution de gestion des bénévoles, comme VolunteerHub, vous créez stratégiquement un processus plus facile pour les bénévoles pour interagir avec votre organisation.

En d'autres termes, la mise en œuvre d'une solution rationalisée de planification des bénévoles permettra à vos bénévoles d'accéder à leur compte, de s'inscrire aux opportunités et de partager la mission de votre organisation, à leur heure.

La facilité d'accès augmente l'engagement des bénévoles. Vous constaterez peut-être également que les gains de temps grâce au logiciel de planification des bénévoles augmentent la capacité de vos coordonnateurs de bénévoles à se concentrer sur l'établissement de relations personnelles (et à accroître l'engagement).

Consultez ces citations de clients de VolunteerHub sur l'auto-inscription:

«Le temps de notre responsable des bénévoles a été en mesure d’augmenter considérablement les stratégies de développement et de recrutement plutôt que de consacrer énormément de temps à planifier des bénévoles», m'a dit Melanie McKean, directrice du développement, Preble Street

«Nous avons constaté une diminution substantielle des« non-présentations »après la mise en œuvre de VolunteerHub.» Christina Mitchell, directrice des bénévoles et des événements, Metropolitan Ministries

«Les bénévoles ont félicité notre organisation pour avoir organisé un programme de bénévolat et un processus d'inscription en ligne facile,» m'a dit Ellen Weaver, responsable des ressources bénévoles, Central Texas Foodbank

L'amélioration des capacités de planification n'est qu'un avantage du logiciel de gestion des bénévoles

Le moyen le plus simple d'optimiser votre processus de planification des bénévoles pour les organismes sans but lucratif consiste à investir dans un logiciel de gestion des bénévoles. Un logiciel de gestion des bénévoles, comme VolunteerHub, fournit une solution de planification simplifiée, ainsi que d'autres fonctionnalités, qui peuvent être utilisées pour répondre aux changements / besoins accrus du COVID-19. Ces fonctionnalités incluent des fonctionnalités de communication, des rapports automatisés, une intégration CRM et la possibilité d'organiser des groupes de volontaires.

En savoir plus sur les fonctionnalités de VolunteerHub

Dernières pensées

Même si votre programme de bénévolat connaît des temps d'arrêt, en raison du COVID-19, le moment est toujours idéal pour optimiser votre processus de planification et vous préparer pour l'avenir. Il est possible que votre organisation à but non lucratif connaisse une augmentation des besoins, après la pandémie, et doive réagir rapidement et efficacement. La mise en œuvre d'une solution simplifiée de planification des horaires des bénévoles éliminera les obstacles d'un processus manuel de planification, libérera un temps précieux et augmentera l'engagement des bénévoles.

Vous souhaitez savoir comment VolunteerHub peut améliorer votre processus de planification des bénévoles? Regardez cette vidéo de présentation du logiciel.

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