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Meilleures pratiques à suivre pour les volontaires virtuels

Publié le mercredi 10 juin 2020 par
Sterling Volunteers Staff

Homme frustré à l'ordinateur

Presque tout le monde a dû changer sa façon de vivre et de travailler en réponse à la pandémie mondiale. De plus en plus de personnes travaillent à distance maintenant, et il est important que les organisations de bénévoles soient prêtes à engager et à filtrer des volontaires virtuels – et à les préparer au succès de nouvelles façons.

Dans un récent webinaire, qui est maintenant disponible sur demande, l'expert à but non lucratif Beth Steinhorn, présidente de VQ Volunteer Strategies, a partagé les meilleures pratiques pour travailler avec des bénévoles virtuels.

Définition du volontariat virtuel

L'idée du volontariat virtuel n'est pas nouvelle. Les organisations ont engagé des bénévoles virtuels pendant des années, travaillant à domicile avec des enregistrements en personne et d'autres options à distance. Cependant, selon Le dernier guide de volontariat virtuel, par Jayne Cravens et Susan Ellis, le «volontariat virtuel» est défini comme des activités réalisées en tout ou en partie, à l'aide d'Internet ou d'appareils connectés à Internet.

Il convient également de noter que les termes «volontariat virtuel» et «volontariat à distance» sont fréquemment utilisés de manière interchangeable, et il est important de clarifier pour vos volontaires ce que vous voulez dire.

L'engagement virtuel de bénévoles peut augmenter à la fois la capacité et l'impact. Il existe de nombreuses façons dont l'engagement bénévole virtuel peut aider votre organisation en cette période de COVID-19 ainsi qu'au-delà de la portée de la pandémie.

Pandémie de covid-19 – De nombreuses organisations sont passées presque entièrement au bénévolat virtuel, car elles suivent les ordres locaux de séjour à domicile – cela peut également être l'occasion pour votre organisation de garder les gens connectés à votre mission tout en faisant face aux conséquences de la pandémie.

Économies de coûts – Faire participer virtuellement des bénévoles peut être un moyen d'aider à gérer plus efficacement les ressources financières, selon la nature de votre organisation.

Accessibilité accrue – Le volontariat virtuel offre également des opportunités à plus de volontaires, tels que ceux qui sont passionnés par votre mission, mais ont des limites les empêchant de venir se porter volontaires en personne.

Main-d'œuvre diversifiée – Une accessibilité accrue favorise une main-d'œuvre bénévole plus diversifiée.

Cinq mythes courants sur le volontariat virtuel

Mythe 1: Volontaires virtuels n’ont pas le temps de faire du bénévolat. N'importe quel bénévole, peu importe combien il fait du bénévolat, peut contribuer à votre mission même s'il travaille actuellement à temps plein à domicile.

Mythe 2: Les bénévoles virtuels ne font jamais de bénévolat en personne. Il y a des volontaires virtuels qui veulent avoir une opportunité mixte. Travaillant parfois à distance, et parfois entrant, selon le moment et le contexte.

Mythe 3: Les volontaires virtuels s'engagent principalement dans des tâches liées à la technologie. Les volontaires virtuels remplissent de nombreux rôles et exécutent un large éventail de tâches.

Mythe 4: Les volontaires virtuels sont pour la plupart jeunes et aisés. Tout van bénévole peut être un volontaire virtuel, et les changements que les gens ont apportés en réponse à la pandémie le soulignent.

Mythe 5: Les volontaires virtuels ne recherchent pas de connexion personnelle. Ce n'est pas forcément le cas. Les organisations doivent être intentionnelles et stratégiques afin d'établir des relations virtuelles de la même manière que si nos bénévoles étaient assis en face de nous.

Développement de rôles de bénévoles virtuels

Utilisez les conseils suivants pour établir et développer des opportunités de volontariat virtuel dans votre organisation:

Évaluer l'engagement virtuel actuel

Il est important de comprendre le travail que vos bénévoles effectuent déjà à distance pour pouvoir construire à partir de là. Vos bénévoles visitent-ils des clients chez eux? Les bénévoles s'enregistrent-ils par téléphone ou par e-mail? Avez-vous des avocats pro bono, etc.? Chacun d'eux est un exemple de bénévole virtuel. Assurez-vous d'évaluer l'efficacité de ces rôles et la manière dont vous pouvez tirer parti de ces opportunités pour vous développer.

Identifier et développer des opportunités

Considérez ces quatre étapes importantes pour développer des opportunités de volontariat virtuel pour votre organisation.

  1. Identifier le besoin

Que peuvent faire les volontaires virtuels pour répondre à un besoin et quels rôles les volontaires remplissent-ils généralement dans votre organisation? Vous pourriez envisager d'effectuer une évaluation des besoins, et il existe de nombreuses façons de le faire, à la fois de manière formelle et informelle.

  • Mener une enquête auprès du personnel pour découvrir les besoins et savoir quelles tâches pourraient être transférées à un volontaire virtuel. Regardez la liste de souhaits ou faites-en une nouvelle.
  • Les réunions de service peuvent éclairer votre prise de décision et vous aider à comprendre comment les volontaires virtuels peuvent être utiles.
  • Effectuez une analyse des processus en examinant un seul processus au sein de votre organisation, en le décomposant en étapes et en identifiant les opportunités de bénévolat virtuel.
  • Considérez la «Question de 20 000 $» – si vous apprenez que vous avez reçu un don anonyme de 20 000 $, mais il est stipulé que vous ne pouvez utiliser cet argent que pour embaucher un travailleur à temps partiel ou en contrat temporaire – qui embaucheriez-vous et pourquoi? La plupart du temps, un volontaire virtuel peut être engagé pour faire ce travail.
  • Connectez-vous avec vos partenaires, en particulier pendant COVID-19, pour découvrir comment ils se connectent avec des volontaires virtuels.
  1. Évaluer la viabilité

Les besoins peuvent-ils être satisfaits à distance? Votre organisation doit déterminer si un rôle est stratégique et s'il est viable ou non en tant qu'opportunité virtuelle.

Rôles stratégiques

  • Quelles tâches seraient impliquées dans ce rôle?
  • Le travail est-il significatif pour un bénévole?
  • Est-ce que cela rejoint votre mission et vos priorités?

Viabilité virtuelle

  • Les travaux peuvent-ils être exécutés avec succès hors site?
  • Quand faut-il faire le travail?
  • Quelles ressources sont nécessaires (technologie, équipement, remboursement des transports, etc.)?
  • Les bénévoles et le personnel doivent-ils être formés pour que le rôle réussisse?
  • Votre organisation a-t-elle la capacité de soutenir un bénévole dans ce rôle?

Apprenez-en plus et obtenez de l'aide sur le processus en utilisant le document utile sur l'évaluation du rôle des bénévoles.

  1. Déterminer le format

À quoi ressemble le rôle?

En cours – De nombreuses opportunités de bénévolat virtuel sont indéfinies sans date de fin, comme la saisie de données.

Court terme – Certains rôles virtuels sont basés sur des projets et ont une date ou un objectif de fin défini.

Épisodique – Vous pouvez avoir des bénévoles ponctuels, même dans des situations éloignées. Ceux-ci peuvent inclure des événements tels que des hackathons ou des tâches telles que le balisage des médias sociaux.

Sur appel – Semblable à une rétention, certains bénévoles virtuels ne aident que lorsqu'ils sont appelés, tels que les éditeurs de copie.

Micro-bénévolat – Il existe un certain nombre d'opportunités de bénévolat à très court terme qui peuvent être accomplies à distance, y compris des tâches simples comme la numérisation d'un document ou l'envoi d'un message de plaidoyer sur une cause.

  1. Développer la description de poste

Formaliser le rôle et ses responsabilités. Chaque rôle a besoin d'une description de poste, quelle que soit sa taille, y compris les rôles virtuels. Ces descriptions doivent inclure des détails sur le rôle, par exemple si le volontaire a besoin d'un accès à Internet, quel logiciel il doit maîtriser, s'il a besoin d'une webcam, etc.

Vous n'aurez peut-être pas besoin de recommencer à zéro et vous avez probablement déjà dû adapter les rôles au sein de votre organisation pour le travail virtuel. Vous pouvez les considérer comme un exemple pour vos nouveaux rôles de bénévoles virtuels.

Votre organisation doit promouvoir votre rôle virtuel dans la description et annoncer le soutien que vous apportez pour rassurer les bénévoles sur le fait que le travail à distance est viable.

Assurer l'adhésion

Pour que le bénévolat virtuel réussisse, vous aurez besoin de l'adhésion de toutes les personnes impliquées – pas seulement les bénévoles eux-mêmes, mais aussi les membres de votre organisation. Voici quelques conseils:

  • Partagez des histoires de réussite
  • Passez en revue l'évaluation que vous avez développée ensemble
  • Co-développer la description de poste avec votre équipe
  • Aligner sur les critères de sélection
  • Donnez aux membres de votre équipe un rôle dans le processus de sélection, le cas échéant

Trouver et filtrer des volontaires virtuels

Le passage au bénévolat virtuel peut présenter certains défis pour les organisations qui ont besoin de trouver de nouveaux bénévoles pour des rôles virtuels. Nous examinons ici quelques stratégies pour surmonter ces obstacles potentiels.

Comment trouver des bénévoles virtuels

Bénévoles actuels – Bien sûr, vous pouvez faire pivoter les volontaires actuels vers des rôles virtuels, mais vous pouvez également vous connecter avec eux et leur demander s'ils connaissent d'autres personnes qui seraient intéressées à travailler dans des rôles similaires.

Moteurs de recherche et portails de bénévoles – Vous devez publier vos opportunités virtuelles en ligne afin que les volontaires intéressés puissent les trouver. Pensez à publier sur des portails comme VolunteerMatch, des sites d'État ou d'autres centres de bénévolat.

Des médias sociaux – LinkedIn, Facebook, Twitter, et d'autres plateformes sociales peuvent être des options viables si vous pensez que c'est là que se trouvent les volontaires que vous recherchez.

Partenariats et groupes – Regardez les relations existantes et les groupes de personnes sympathiques à votre mission de trouver de nouveaux volontaires virtuels.

D'égal à égal – Rien n'est plus puissant que de demander à quelqu'un que vous connaissez et en qui vous avez confiance de vous porter volontaire.

Comment filtrer les bénévoles virtuels

Il est important de mettre en place une politique de filtrage pour vos volontaires virtuels qui corresponde au niveau de risque associé au poste. Ce risque pourrait être associé à vos électeurs, à vos données, à votre propriété et à d'autres facteurs.

Regardez la vidéo «Comment fonctionnent les bénévoles de Sterling»

Envisagez d'utiliser une application, surtout si le rôle est en cours, et envisagez de mener une entrevue. Les entretiens à distance peuvent être efficaces, à la fois par webcam et par téléphone.

La vérification des antécédents, la vérification d'identité et la vérification des références peuvent également être importantes pour les postes à haut risque et hautement qualifiés.

Équiper les bénévoles virtuels pour réussir

Une fois que vous avez défini et rempli le rôle, la dernière étape que vous devez franchir pour garantir le succès consiste à doter vos volontaires virtuels des compétences, des outils et des connaissances dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches.

Orienter et former

Dans le monde du bénévolat virtuel, il est essentiel d'offrir une orientation et une formation en ligne.

Orientation – C'est le meilleur point de départ pour ceux qui n'ont aucune formation en ligne actuellement en place. Développez une introduction à votre organisation et accueillez tous les nouveaux bénévoles avec votre orientation en ligne, que ce soit une page Web, une vidéo ou autre chose.

Formation des bénévoles et du personnel – Les formations demandent plus de travail, mais elles en valent la peine. Pensez à inclure l'interactivité et les évaluations pour vous assurer que vos formations sont absorbées.

Enregistrez-vous et communiquez

Les appels d'enregistrement des bénévoles, en particulier au milieu de COVID-19, peuvent être importants pour les organisations locales et nationales et représenter des opportunités d'apprentissage.

Fournir des structures de reporting faciles – Vos volontaires virtuels ont-ils un moyen facile de vous informer sur le travail qu'ils font (par exemple, votre logiciel de bénévole ou Google Docs)? Faites en sorte qu'il leur soit facile et pratique de fournir des mises à jour.

Participer aux réunions du département – Avez-vous envisagé de faire participer vos bénévoles qualifiés à davantage de réunions de service maintenant qu'ils sont virtuels? La communication est plus importante que jamais, et entendre parler de projets directement de votre équipe peut être important pour un bénévole distant.

Construire des relations et des équipes

Il est important de ne pas laisser les volontaires virtuels devenir simplement un nom et une adresse e-mail. Ce sont des membres importants de votre équipe et ils recherchent des contacts autant que quiconque. Fournissez à chaque volontaire une personne de contact spécifique et soyez minutieux dans vos communications – mettez à leur disposition des informations. Donner aux bénévoles et au personnel des occasions de rencontrer et de constituer des équipes. Considérez les sacs bruns virtuels comme une opportunité pour les équipes de se développer naturellement et de désigner des chefs d'équipe pour assurer le succès.

Tirer parti de la technologie

Utilisez les communications en temps réel telles que la messagerie instantanée et les applications de réunion pour rester en contact avec vos bénévoles, et n'oubliez pas les appels vocaux – les appels téléphoniques peuvent montrer que vous vous souciez de l'ère des e-mails et des SMS.

Utilisez des espaces de travail partagés tels que Dropbox et Google Docs pour permettre la collaboration à distance et utiliser des outils de planification.

N'oubliez pas que la technologie n'est pas intuitive pour tout le monde. La formation est essentielle pour garantir que les volontaires ont accès aux outils et informations dont ils ont besoin et avoir des politiques claires en place peut aider à assurer le succès du volontariat virtuel.

Responsabilité dans un monde virtuel

Assurez-vous de développer un code de conduite qui contient des directives de base, des comportements encouragés, des pratiques d'équipe et la responsabilité dans un environnement virtuel. Cela peut inclure un ensemble de normes et d'attentes telles que «Je vais préparer les réunions», «Je vais tester la technologie à l'avance» et «Je vais soutenir le facilitateur.  »

Plans de travail

Élaborez un plan de travail pour votre équipe virtuelle qui comprend des objectifs bien définis, les actions que vous comptez entreprendre et la façon dont vous prévoyez mesurer le succès.

la communication

Vous voudrez fournir des rapports réguliers à vos bénévoles et vous en attendre de même. Vous devriez également demander à vos bénévoles de vous faire part de leurs commentaires sur la façon dont le bénévolat virtuel fonctionne pour eux et vous souvenir des petits détails – comme être attentif aux fuseaux horaires. Plus important encore, vous devez toujours partager et reconnaître l’impact du travail d’un volontaire.

Regardez le webinaire à la demande

Pour en savoir plus, regardez le webinaire «Meilleures pratiques» pour les volontaires «virtuels».

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