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Façons de maintenir et d'adapter l'engagement des bénévoles dans notre nouvelle réalité

Publié le lundi 5 octobre 2020 par
Personnel de Sterling Volunteers

Les organisations à but non lucratif réinventent la façon dont le réengagement peut continuer à conduire leur mission pendant la pandémie. Principalement parce que les organisations sont confrontées externe des défis tels que les ordonnances de rester à la maison, la collecte des limitations et le chômage; et interne défis, y compris les limitations de service, les contraintes budgétaires et les environnements de travail à distance.

De nombreuses organisations se tournent vers de nouveaux protocoles pour les services qu'elles offrent traditionnellement, par exemple les garde-manger qui sont passés à des modèles de service au volant ou de dépôt. Presque toutes les organisations à but non lucratif ont laissé des bénévoles en pause en raison de problèmes de santé.

Cependant, les changements présentent également de nouvelles opportunités de s'engager avec des bénévoles. Dans un sondage VolunteerMatch de mars, 45% des bénévoles ont déclaré qu’ils seraient intéressés par les possibilités de bénévolat virtuel, et ce pourcentage a probablement augmenté au fil de l’année. Nous avons également de nouveaux bénévoles qui contactent nos organisations.

Malgré les conditions en constante évolution, il est d'une importance vitale pour les organisations à but non lucratif d'adopter l'engagement. Les nouvelles circonstances exigent de nouvelles pratiques telles que la refonte des rôles de vos bénévoles et le recrutement pour ces rôles; réengager et fidéliser les bénévoles qui pourraient être en pause; et redéfinir l'engagement de votre organisation.

Dans un récent webinaire, qui est maintenant disponible à la demande, l'expert à but non lucratif Beth Steinhorn, présidente de VQ Volunteer Strategies, a partagé des stratégies et des meilleures pratiques pour s'engager avec les bénévoles dans notre «nouvelle réalité», provoquée par la pandémie. Continuez à lire pour obtenir des conseils utiles sur l'adaptation de votre engagement bénévole dans cinq domaines clés: la refonte des rôles des bénévoles, le recrutement, le réengagement, la redéfinition de l'engagement et la gestion du changement.

Reconcevoir les rôles des bénévoles

Les organisations à but non lucratif doivent repenser leurs rôles afin de continuer à fournir leurs services en toute sécurité. La première étape consiste à évaluer votre approche actuelle, en vous demandant quels rôles sont maintenus (sur site ou virtuels), quels rôles ont été adaptés, quels nouveaux rôles ont été développés et avec quelle efficacité chaque rôle est actuellement exécuté.

L'étape suivante consiste à identifier les besoins de votre organisation à travers des enquêtes, des réunions de service et une analyse de vos processus ainsi que d'autres méthodes. Une fois que vous avez identifié vos besoins organisationnels, vous pouvez évaluer s'ils peuvent être satisfaits par un rôle de bénévole, déterminer si le rôle implique des tâches stratégiques, s'il est viable en tant que rôle virtuel (par exemple, cela nécessite-t-il des ressources, une formation ou des capacités supplémentaires) bâtiment?), et s'il est sécuritaire de jouer le rôle sur place.

Si le rôle est viable pour les bénévoles, vous pouvez alors déterminer le format – qu'il s'agisse d'un bénévolat continu, à court terme, épisodique, sur appel ou de micro-bénévolat – et élaborer une description détaillée qui comprend à la fois l'impact initial attendu du rôle et le résultat durable attendu. Vous pouvez garantir l'adhésion de vos pairs en examinant l'évaluation ensemble, en développant le poste avec leur contribution, en les incluant dans la sélection et en partageant les histoires de réussite.

Recrutement de bénévoles

Il ne fait aucun doute que notre «réalité» a peut-être changé, mais les gens veulent toujours aider. Les enquêtes menées par VolunteerMatch montrent que 7% des organisations à but non lucratif ont signalé une participation des bénévoles plus élevée en mai 2020, contre 3% en mars. De plus, 93% des organismes sans but lucratif ont signalé des annulations de bénévoles en mars 2020, contre seulement 79% en mai.

Vous voudrez prendre en compte les types d'opportunités de volontariat que vous publiez et les efforts de recrutement correspondants. N'oubliez pas que VolunteerMatch a constaté que 45% des bénévoles ont déclaré qu'ils seraient intéressés par les opportunités de volontariat virtuel, et c'est à vous de leur offrir ces opportunités.

Réengagement des bénévoles

Les organisations à but non lucratif devraient développer une stratégie pour s'engager de nouveau avec les bénévoles qui sont en pause. Il est important de montrer leur appréciation pour le travail acharné qu’ils ont accompli lorsque leur rôle traditionnel était disponible et de leur donner de nouvelles possibilités de contribuer.

Rétention

Recherche dans le livre de John Lipp Engagement des bénévoles 2.0 nous montre que nous pouvons augmenter la rétention grâce à une conception de poste claire et concise, un processus d'intégration approfondi qui prend en compte les rôles virtuels et mixtes, les opportunités continues d'apprentissage et de développement et une culture d'appréciation à l'échelle de l'organisation.

Vous pouvez également engager des bénévoles en encourageant la croissance de la communauté interne. Les gens se portent volontaires pour faire une différence, mais ils restent engagés lorsqu'ils ont l'impression d'appartenir. Dans L'art de la communauté: sept principes d'appartenance, Charles Vogl définit les quatre caractéristiques des communautés comme suit: valeurs partagées, identité, attentes en matière de comportement respectueux et connaissances privilégiées.

Les «sept principes de communauté» du livre de Vogl sont:

  • Frontière – La ligne entre membres et non-membres
  • Initiation – Activités qui marquent un nouveau membre, telles que l'orientation
  • Rituels – Les choses que nous faisons qui ont un sens
  • Espace – Un endroit que nous avons réservé pour trouver notre communauté, comme les groupes de médias sociaux
  • Histoires – Ce que nous partageons qui permet aux autres et à nous-mêmes de connaître nos valeurs
  • Symboles – Les choses qui représentent des idées qui sont importantes pour nous
  • Leadership et croissance – Un chemin vers la croissance grâce à notre participation

Communication stratégique pour une crise durable

La communication est la clé d'un engagement bénévole réussi dans notre nouvelle réalité. Vous pouvez développer des stratégies basées sur celles utilisées dans la communication de crise.

  • Connaissez votre public:

    Volontaires actifs et inactifs, organisations partenaires, centres de volontariat, etc.

  • Anticipez les questions:

    Les bénévoles ont plus de questions que jamais auparavant, à commencer par «puis-je faire du bénévolat et comment?»

  • Reconnaissez l'inconnu:

    Vous n’avez pas toutes les réponses pour le moment et il est bon de l’admettre. Si vous attendez d'avoir toutes les réponses, vous risquez d'attendre trop longtemps.

  • Communiquez vos valeurs:

    Façonnez vos messages en fonction des valeurs qui animent votre stratégie d'engagement bénévole.

Redéfinir l'engagement des bénévoles

Le moment est venu d'assumer votre rôle, non seulement en tant que gestionnaire de bénévoles, mais en tant que leader de la stratégie. Afin de redéfinir l'engagement de votre organisation, prenez le temps de vous familiariser avec les nouvelles recherches sur l'engagement stratégique et partagez vos résultats avec ceux qui prennent des décisions concernant les ressources et la dotation en personnel.

Suivez et mesurez l'impact au fur et à mesure que vous développez votre nouvelle approche de l'engagement – non seulement en fonction des heures ou des contacts clients, mais avec des points de données qui révèlent les expériences et les résultats axés sur la mission.

Éliminez les obstacles au volontariat, non seulement en créant des rôles virtuels, mais également en vous assurant que votre organisation respecte les directives du CDC, les lois locales et les attentes de la communauté afin que les bénévoles puissent facilement et en toute sécurité donner de leur temps. En fait, vous pouvez vous coordonner avec Sterling Volunteers sur le test de santé COVID-19 qui propose un dépistage pour le personnel et les bénévoles.

Enfin, vous devriez envisager d'élaborer et de mettre en œuvre un plan pour redéfinir votre propre rôle. Vous êtes un consultant interne, tout comme un partenaire commercial pour les autres membres de votre organisation, en les aidant à engager des bénévoles.

Mettre en œuvre la gestion du changement

Reconnaître le besoin de changement est un bon début, mais les résultats viendront lorsque vos changements seront mis en œuvre. Dans Gérer les transitions: tirer le meilleur parti du changement, l'auteur William Bridges décompose le processus de transition comme celui-ci:

  • Lâcher prise

    Vous reconnaissez, honorez et en avez fini avec le passé. Vous pourriez ressentir de la tristesse, du chagrin ou de la peur et être dépassé.

  • Neutre

    Vous expérimentez et innovez. Cette période est chaotique, excitante, inconfortable et angoissante.

  • Évaluation

    Vous reconnaissez ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Engagez-vous dans vos nouveaux plans de mise en œuvre.

  • Changement

    Le processus est terminé.

Vous pouvez gérer le changement au milieu de la crise en élaborant un plan flexible. Les plans sont bons car ils vous aident à agir délibérément, mais vous devez toujours être prêt à changer de vitesse. Communiquer souvent et tôt avec votre équipe et diriger avec compassion sont essentiels à la gestion du changement. La seule façon d’atteindre une sorte de nouvelle normalité est d’instituer de nouveaux processus, stratégies et culture.

L'engagement des bénévoles favorise l'adaptabilité des missions de service – en particulier dans notre nouvelle réalité au milieu d'une pandémie. Gardez à l'esprit que les organisations à but non lucratif dotées d'un solide modèle de gestion des bénévoles ont des capacités organisationnelles plus solides et que lorsque les organisations engagent et gèrent bien les bénévoles, elles ont tendance à être mieux gérées dans l'ensemble. Plus important encore, les organisations qui engagent bien les bénévoles sont beaucoup plus adaptables, durables et capables d'évoluer.

Regardez le webinaire à la demande

Pour en savoir plus, regardez le webinaire «Soutenir et adapter l'engagement des bénévoles dans notre nouvelle réalité».

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