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Conseils pour tirer parti des alliances clés et atténuer les risques pour les programmes de bénévolat au milieu d'une pandémie

Publié le jeudi 15 octobre 2020 par
Kimberly Chochon, vice-présidente des partenariats

Entraîneur enseignant le football pour enfants

Reconnaissons qu’il est important de créer un environnement sûr pour vos bénévoles et vos membres, que ce soit au milieu d’une pandémie ou non. Pour les organisations à but non lucratif et de services, la prise en compte de l'atténuation des risques et de la conformité peut aider à mieux gérer la mise en œuvre du programme de bénévolat – en particulier au milieu des défis du COVID-19.

Bien que les impacts négatifs se répercutent dans toutes les entités axées sur la mission, cela nous amène à réfléchir à la façon dont nous pouvons garder le secteur des services et le volontariat intacts pendant le coronavirus. Il y a une chose que nous savons avec certitude et c'est la protection de vos actifs les plus précieux – Votre peuple – est la partie la plus vitale de la gestion des risques. Naviguer dans le paysage actuel a été un moteur clé pour de nombreuses organisations, en particulier axées sur les sports pour les jeunes, pour réévaluer les domaines de risque au sein de leurs opérations et s'assurer que leurs actifs, leur réputation et leurs personnes sont protégés.

Tirer parti d'alliances clés peut être déterminant pour faire face à des défis extraordinaires. C’est pourquoi nous sommes extrêmement fiers du nouveau partenariat stratégique de Sterling Volunteers avec PlayerSpace, qui se concentre sur l’atténuation des risques pour la gestion des programmes sportifs pour les jeunes à travers les États-Unis. Le partenariat intervient à un moment crucial – avec PlayerSpace à la pointe de la technologie de gestion de programmes sportifs pour les installations de programmes pour les jeunes et des organisations similaires à travers le pays, et une division de Daxko, un leader des plateformes de gestion des membres alimentant plus de 10000 établissements de santé et de bien-être dans le monde – quand les organisations seront habilitées à créer un environnement conforme et sûr pour leurs bénévoles et membres.

Lisez la suite pour découvrir trois conseils importants sur la manière d'atténuer les risques importants pour votre organisation:

Astuce 1 – Renforcez la confiance grâce au dépistage des bénévoles

Lorsque le dépistage adéquat des bénévoles est omis, vous courez le risque de mettre en danger d'autres participants de votre organisation. La sécurité est en jeu et sans un programme de contrôle de qualité et une documentation correcte en place, vos actifs, votre réputation et votre personnel sont tous menacés.

Nous voyons des événements malheureux se produire dans tout le pays et se produire plus fréquemment dans nos communautés locales. En fait, selon un sondage du ministère de la Justice (MJ)1, un tiers des adultes américains ont un dossier d'arrestation ou de condamnation. Le rapport de recherche annuel de Sterling Volunteers, 2020 Industry Insights: How Volunteer & Organization Perspectives Align, indique également que 42% des organisations ne filtrent pas tous les volontaires et que seulement 14% pensent que les volontaires à court terme devraient être sélectionnés. Les données montrent que de nombreuses organisations sont exposées à d'énormes risques, et même si nous aimerions penser que celles qui se consacrent à servir les autres ont une image impeccable, vous voudrez bien y regarder de plus près. Parfois, même les personnes les plus fiables finissent par être celles qui commettent des crimes.

Le dépistage des bénévoles est une première étape essentielle pour aider à minimiser les risques pour votre organisation. La réalisation de vérifications des antécédents axées sur la conformité peut aider à identifier les bénévoles potentiels individuels ayant un casier judiciaire antérieur.

Astuce 2 – Évaluer et minimiser les risques pour votre organisation

La responsabilité qui accompagne une seule infraction peut être difficile à aborder. De plus, le coût pour votre organisation lors de l'intégration d'un mauvais bénévole n'est pas seulement du point de vue monétaire et de réputation, mais il empêche une organisation et ses bénévoles de prospérer tout en servant à remplir une mission.

L'honnêteté est l'une des qualités les plus importantes à rechercher chez les nouveaux bénévoles. Le livre blanc de Sterling Volunteers « Counting the Cost of a Bad Volunteer » valide cette notion comme indiqué dans l'extrait suivant, « Ils sont souvent considérés comme le visage de votre organisation, et bien que de nombreux bénévoles aient cette qualité, la réalité est que certains n'en ont pas. Il est donc crucial de sélectionner correctement tous les bénévoles, car si vous ne le faites pas, cela pourrait coûter à votre organisation des dommages irréparables qui pourraient menacer les dons et repousser les futurs bénévoles. « 

Voici ce que vous pouvez faire pour atténuer les risques pour votre organisation:

  • Donnez la priorité à la confiance et à la sécurité dans toute votre organisation

    Avec la transition nécessaire vers le travail à distance pendant le COVID-19, la sécurité devrait rester une priorité pour les organisations à but non lucratif et leurs membres bénévoles. Que ce soit sur place ou à distance, vous voudrez vous assurer que vos bénévoles sont inclus dans vos politiques en matière de harcèlement et de discrimination. De plus, à mesure que les services en personne reprendront, envisagez de coordonner les tests de santé COVID-19 pour le personnel et les bénévoles.

  • Soyez conscient des lois applicables dans votre juridiction

    Familiarisez-vous avec les lois sur la protection des volontaires. De plus, prenez le temps de comprendre les limites des sources de données de base nationales et étatiques spécifiques et les réglementations de filtrage en vertu du Fair Credit Reporting Act (FCRA).

  • Sachez que les règles et réglementations changent constamment

    Utilisez un fournisseur de filtrage de confiance pour permettre à votre organisation de surveiller et de suivre efficacement le filtrage des bénévoles en veillant à la conformité dans un contexte de réglementation en constante évolution.

  • Assurez-vous que votre assurance couvre à la fois le personnel et les bénévoles

    Réduire les coûts de sélection des bénévoles n'économisera pas nécessairement votre budget et pourrait finir par vous coûter plus cher à long terme. Un contrôle de qualité peut vous aider à économiser de l'argent en termes de primes d'assurance, de fraude, de vol, etc., ce qui fait une différence pour votre résultat net. En vérifiant le personnel et les bénévoles avec des vérifications de qualité des antécédents, les certifications correctes et la documentation applicable, vous renforcerez un environnement sécurisé.

  • Envisagez une solution technologique collaborative

    Profitez d'alliances clés qui peuvent vous aider à gagner du temps et de l'argent. En particulier, l'intégration de Sterling Volunteers et PlayerSpace permet aux organisations à but non lucratif de mettre en œuvre une solution efficace de gestion des risques des bénévoles.

Astuce 3 – Tirez parti des alliances clés pour créer des environnements sûrs

Un objectif principal devrait être de trouver une solution complète et intégrée qui vise à aider les organisations à but non lucratif à maintenir des environnements plus sûrs. L'intégration de Sterling Volunteers et de PlayerSpace permet de mettre en place plusieurs mesures de sécurité pendant le processus d'intégration, puis pendant que les volontaires continuent de servir. Vous pouvez tirer parti des vérifications de qualité des antécédents de Sterling Volunteers, entièrement intégrées à la robuste application PlayerSpace RiskMGT.

Cela contribue à renforcer la confiance dans la rigueur du processus et maintient tout le monde dans votre organisation connecté à la pratique de la sécurité. Nous avons constaté que le secteur des sports pour les jeunes produit l'un des plus grands nombres de casiers judiciaires lors de la vérification des antécédents des entraîneurs. Il est également courant que les entraîneurs bénévoles aient des certifications ou des documents manquants ou expirés nécessaires pour compléter le processus d'intégration, et il est de l'obligation de l'organisation de suivre les consignes de sécurité afin qu'un volontaire douteux ne soit pas embauché.

Pendant le processus d'intégration, une fois que le volontaire a terminé une vérification des antécédents, PlayerSpace ajoute une autre couche de sécurité dans son application RiskMGT qui permet à une organisation de collecter la documentation supplémentaire requise, de surveiller et de rendre compte à la fois des bénévoles et du personnel. Grâce à la création de flux de travail standard, tous les bénévoles et le personnel sont entièrement contrôlés avant l'affectation, renforçant la sécurité et la conformité pour tous ceux qui participent au sein d'une organisation.

Le suivi des bénévoles dès leur premier contrôle et tout au long de leur service dans une organisation permet de maintenir un niveau de sécurité plus élevé. En plus de PlayerSpace RiskMGT, Sterling Volunteers propose des mises à jour mensuelles gratuites avec validation de la recherche sur les antécédents criminels à l'échelle nationale et de la recherche de délinquants sexuels dans la base de données – validée sur la recherche du site Web public national du DOJ sur les délinquants sexuels pendant une année complète, offrant ainsi aux organisations à but non lucratif une tranquillité d'esprit. Ensemble, nous aidons à empêcher ces volontaires mal intentionnés de servir.

Laissez-nous savoir comment nous pouvons vous aider. Nos solutions peuvent améliorer votre programme de dépistage, de sorte que vous créez un environnement de travail et de bénévolat sûr avec des services de qualité axés sur la conformité qui aident à atténuer les risques. Le partenariat PlayerSpace et Sterling Volunteers démontre un engagement commun envers les organisations au service des jeunes qui permettra à davantage d'organisations de rationaliser leurs processus de gestion des membres et des bénévoles tout en offrant un environnement sûr aux générations futures.

À propos de PlayerSpace

Fondé en 2006, PlayerSpace a commencé avec une mission simple: utiliser la technologie pour aider les gens à faire du sport plus souvent, dans plus d'endroits et avec plus de plaisir. Depuis ce temps, la société a étendu ses solutions de gestion de programmes sportifs pour inclure la gestion des bénévoles, la gestion de camps, le marketing de programmes et plus encore à un nombre croissant d'organisations à but non lucratif basées sur les membres.

A propos de Daxko (H4)

Daxko fournit des solutions technologiques et de paiement complètes et des services expérimentés au marché de la santé et du bien-être des membres. Plus récemment, la société a élargi son portefeuille pour offrir des services de marketing numérique et une facturation complète aux clubs de santé, aux studios de fitness, aux installations de loisirs sur les campus, aux centres de bien-être intégrés, aux YMCA et aux JCC. Depuis 1998, Daxko a grandi pour servir des clients dans 58 pays, 10 000 installations et plus de 20 millions de membres.

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La source: 1Sondage du ministère de la Justice; Wall Street Journal-Combien d'Américains ont un casier judiciaire; Centre Brennan pour la justice; Projet de détermination de la peine: Américains ayant un casier judiciaire

L'information contenue dans ce document est à titre informatif seulement. Sterling n'est pas un cabinet d'avocats et aucune des informations contenues dans cet avis ne constitue un avis juridique. Les clients sont encouragés à consulter leur conseiller juridique au sujet des impacts de toute exigence. Cette information et d'autres informations importantes peuvent être trouvées sur le site Web de Sterling à sterlingcheck.com.

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